我们常说:“稽核,能够促进任务、目标的达成;能够促进流程、制度的落实;能够提高企业的执行力;能够形成企业内部的制约机制和控制体系。”可是我们忽略了一点,如何保障稽核的达成和落实,如何保障稽核人员的执行力?所以,我们咨询老师,要提高稽核辅导中的“反侦查”能力。
为什么要稽核和检查?因为每个人所讲和所做都会有很大不同,在做的过程中,他们会面临新旧习惯的冲突,面临自身懒散和惰性的挑战。所以,当受到稽核之后,会让人受到约束和压力,会迫使他们按约定的规矩和所做的承诺行事。但是,懒散和惰性是会反弹的,被稽核人是这样,对稽核员来说,也是一样。那么,如何防止懒散和惰性的反弹,如何防止稽核工作浮于表面而深不下去呢?
一、脱离文字,“实”字当头
我们要求稽核人员编制的《稽核任务书》、《稽核记录表》以及《稽核汇总表》、《稽核总结报告》等等,都是一些文字性的工作。随着稽核工作的开展和项目的推进、项目小组的撤出,也随着稽核人员懒散和惰性的反弹,都会成为“空”对“空”的一些工作。这些工作,坐在办公室里,不用深入一线,不用去到稽核现场,就可以完成。如我们服务的一家企业,项目接近结案的时候,稽核办主任做的稽核周总结,每周稽核项次达200项,稽核合格率100%。这是不是就说明每个人的工作都做得非常好了,没有不合格的地方了?相反,说明企业出现了很大的问题,稽核人员自己出现了懒散和惰性的反弹。“你不是让我写稽核报告么?那我就写给你好了。”我们核对发现,每天的稽核记录表的内容都是一样的,连笔误等小错误都一模一样,说明稽核记录表都是每天复制前一天的,连他自己都没有仔细看过。针对这样的现象,所以,我们必须要求稽核人员,脱离文字,“实”字当头,要反反复复的进行。先选取稽核重点,然后设定稽核点,明确稽核方式、稽核方法和稽核频次,稽核是企业的探照灯,企业成立稽核部就等于有了一盏探照灯,它能照亮黑暗,照见问题。必须要先让稽核人员摒弃懒散和应付。
二、现场辅导,刨根问底
稽核人员的职责是发现问题、曝光问题。有些稽核人员会觉得发现问题又能怎样?发现问题也奈何不了人家!所以,到了各部门、生产现场,稽核人员的稽核工作就深入不下去,走走形式交差。首先,稽核人员不能那样想,稽核的目的不是让你奈何他,而是要当一个电灯泡照亮他。记者为什么被称为“无冕之王”?就是因为他有曝光问题的权力。所以,稽核的武器就是曝光,罚不是目的,而是工具,通过惩罚,达到曝光的目的。中国传统的面子文化,人人都要面子,总曝光一个人,总是有那么几个人拖公司的后腿,被曝光被公示,面子上就挂不住了。稽核的目的就达到了——改造人。
所以,为了杜绝稽核现场的敷衍,稽核开始阶段,要带着稽核人员一起到现场去,帮他们找稽核点,带着他们一起开罚单开整改单,当被稽核人和稽核人员都已经习惯这种方式了,自然就养成习惯了。并且,在稽核中要抛除层级观念,上至高层,下至一线员工,一视同仁。稽核什么呢?就找出一个稽核点,刨根问题。比如常说的做计划,不但要见到提交的计划,还要问,计划是谁做的?怎么做的?计划的源头是什么?A企业的计划物控部做周计划,是简单的把各个车间的计划放到一个表里,就是他自己做的计划了。这样显然是不行的,让他做计划,他把车间的直接拿来用,这个计划怎么能准确?怎么能从生产系统的角度把控全局?所以,稽核人员就要抓住一个稽核点,稽核清楚该项工作的真实性和有效性。之后就是以稽核人员为主,让他们自己查,辅导纠偏,给被稽核者和稽核人员都造成压力,在压力中重视稽核工作,在压力中改变,最后,在压力中成长。
三、结果公示,考核稽核人员
稽核,要以事实为依据,以标准、流程为准绳,以帮助为宗旨,以解决问题为目的,所以,我们的稽核结果,也是本着以解决问题为目的,不公示,就只有被稽核人和稽核人员自己知道,哪里做的不好不符合标准,只有公示出去,才能让大家都知道,这是正面的文化宣传,并不是负面的曝光。“人们都喜欢做被检查的事”,要通过稽核来带动全员参与,做到奖惩分明,让全员动起来,只有这样,才能显示出稽核的强大力量。
为了督促稽核的执行和结果的公示,对稽核人员也要有考核标准,比如将开奖罚单、整改单的数量,工作的完成率等纳入到稽核人员的考核中,通过考核也让稽核员有压力,这是对他们工作的一个考评。这样,保证整个稽核的工作能够顺畅的执行下去。