十八大召开以来,国家反腐力度进入了一个进高度,上万名官员被依法查处,这其中有很多省部级干部,充分体现出了反腐制度执行的高效性、严肃性。社会学家把腐败归为官员的道德水平下降,实质上无论是国家的治理还是企业的管理,依靠道德管理是靠不住的,因为道德标准无法衡量无法统一,只有依靠法律、制度等规则来管理才更理性更长远。但话说回来,高官落马的关键原因并非没有法律,而是缺少对法律、对规则的敬畏,心存侥幸;严厉的反腐力度、全民监督举报机制就使得违法违纪行为无处可藏,接二连三落马的高官,充分说明规则面前人人平等,不管是谁,碰触了高压线,都要受到相应的处罚,正是这种严厉执法的力度给官员敲响了警钟,树立了规则的权威,改变了官员多年养成的种种不良恶习,改变了民众对规则和法治的认知。
国家是如此,企业亦是这样。
在企业里,我们也常见到制度流程一大堆,但就是执行不了,或执行打折,究其原因,是没有形成一套保障企业行动力的机制或规则。我国中小企业发展历史短,干部员工都没经历过工业化的锤炼,因此还没有训练出职业化的好习性,反而是农耕时养成的随意、散漫、大概差不多的模糊化坏习性一大堆,使的企业内部各行其是,推诿扯皮效率低下。要想改变这种情况,不是看制度流程制定的多么完美,关键要看规则的推行能否约束、训练和改造员工的坏习性。所以,要管好人,就要敢于反习性而动,运用管理的热炉法则来教育和训练员工,用规则来改变组织和员工的劣习。
一、 企业常见劣习
企业管理中的“劣习”很多,比如普遍存在以下情况:
1. 喜欢随意:不喜欢被约束,不想被要求太多
企业内部制度形同虚设,完全没有按规定执行,内部人情化严重,面子文化盛行,缺乏执行文化,没有规则意识,有令不行,有禁不止。
例如,某企业的总经理喜欢穿着工作服在车间盯着工人,他只是按习惯去做,却不知道作为总经理到底应该干什么;家族成员不按规定时间出勤,出勤时间随意;员工按照一贯的习惯而非流程、标准做事,数据积累、工作记录嫌麻烦而不愿做;员工请假,直属领导不批假,总经理反而批准,越级指挥;开会拖沓迟到,会议中电话铃声不断……
企业中总有一些岗位的人拿着低工资混日子,可他们每天还甘之如饴的上班,这是为什么?答案只有一个,因为自由,不受约束,没人管。
2. 喜欢凭感觉,凭感觉决策,用感情管人
家族式管理,尤其表现的明显。尤其是财务、采购类的工作,只放心让亲戚朋友做,而“自己人”又做不好,起不到表率的作用,反倒影响了其他人的积极性。处理问题,不讲事实不凭数据,而是凭领导的感觉和喜好,比如B公司说到质量的问题,生产部长说因为工人责任心不强,生产组装的产品都存在质量问题,而通过质量分析会发现,责任心不强是造成组装问题的原因,而外协件的质量问题、检测设备的局限性才是造成质量问题的重要原因。没有数据,凭空推测,怎么能做出改善的正确决策呢?
3. 喜欢推责:不承认是自己没做好
为什么会出现责任不清的情况?首先,先从制度找原因。架构层级、部门职能、岗位职责是不是清晰了?流程的前后工序、关键环节控制点,是不是理顺了?如果这些都没有清晰理顺,就造成了责任不清的现象。既然责任不清,又能指望那个员工主动承担责任呢?
例如,按时发不了货,销售找生产,生产找采购,怪采购件没有及时到货,所以延误了生产,采购把责任推给财务,说因为财务没有及时付款给供应商,所以供应商才没有发货;财务又说了,我是负责打款的,又不是负责生钱的,销售不回款让我拿什么付?找到销售,他说没见我天天出差跑客户吗,客户不给我能怎么办?这就是制造业最为常见的“管理死环”现象。
那么,我们问问每个部门,是不是把自己职责范围内的工作都做好了?报给生产的订单准确么?生产计划合理么?采购进行跟踪了么?跟供应商洽谈了么?
4. 喜欢拖拉:做事慢慢磨
由于制度不健全,造成管理上的漏洞、盲点,不能做到人人有事做,事事有人管。有缺乏监管,所以拖拉的毛病,很多企业都有。一是因为没有给他规定完成的时间,二是大家各有私心。比如我们服务的一家企业,生产工人干活拖拉,是因为不敢多干,干多了公司就会把工时费调低,所以大家都拖着干,少干点。公司随意改变工时费,就相当于随意改变员工的薪酬,表面看起来时为公司降低了人工成本,实际上由于磨洋工而使产能得不到释放,造成了巨大的浪费。
二、 坏习性之源
是什么原因造成了企业有这么多的坏习性?仔细分析之下,不难发现,就是因为我们的企业缺少规则,尤其是缺少训练员工习性的规则。
什么是规则?规则,就是企业的规矩。制造业向来追求精益求精,讲究的是稳定、可靠,可是,中国文化中的“差不多”主义,恐怕与制造业大有背离。中国人做事情,往往做到“差不多”就算了。所以,张瑞敏说:“什么叫做不简单?能够将简单的事情每天都做好,就是不简单。”将简单的事情做好、做到极致,形成一定的严谨性,就是一个人的职业精神。制造业恰恰缺乏的就是这种职业精神。中国长期处于农耕社会,就如同种麦子,上午八点种与九点种有区别吗?农业社会的思维方式对于中国人的影响还很大。
从古代曹操“割发代首”到现代社会处于转型变动期,社会多元化发展的这些文化和特定社会时期的影响,久而久之自然养成了不遵守规则的习惯。对于企业来说,都是由人组成的,农耕文明向工业文明的过渡期,要改变根深蒂固的意识,避免人趋利避害、利己的思想,就要通过一些措施来进行引导。一个人融入一个组织,首先是行为上的融入,其次才是思想层面。所以,在未能改变人的思想意识的情况下,首先要对其行为进行限制和引导。
要培养人的好习性,就得从小事抓起,紧抓不放。人是通过行为改变,通过事情改变,不是通过观念改变。所以,不要总是强调价值观的统一。在这个人人以自我为中心的时代,我们要懂得“和而不同”,允许人们有各自的价值观,但在行为和习性上,要强调标准和统一。因为,这些都是我们能够做到的。
有规则和没有规则的情况下,企业和个人的自由度,哪一个更大?理论上,有规则的情况下自由度大,因为规则里没有明文禁止的,就都是自由的。为什么高速公路比普通公路快?因为高速公路限定了一定的规则,不能随意上下,不能随意掉头,不能随意快慢,不能随意停顿,不能随意使用,充分说明了约束出效率,高速公路减少了随意性,得到了高效率;而普通公路得到了方便,却失去了速度。所以建立规则首先是为了提高企业整体的运作效率。
为什么有的企业说,我们有非常多的制度,为什么还是会出现这样的问题?这样的情况,往往是由于制度的不执行或执行不到位造成的。那为什么会出现这些有制度无执行的情况?首先要在企业领导人身上找原因。企业领导人带头不执行规则,于是制度形同虚设,老板往往成为规则的最大破坏者。比如办公室不允许抽烟,如果企业领导会客,对方是非常重要的客人,他抽烟了,领导不出面阻止。“特例”、“特权”、“下不为例“损害了企业的规则意识,本质上还是没有突破“人治”、“皇权”的心理。
只有领导率先垂范,规则才会见效,企业的规则意识才会逐步形成。如此简单的一点许多老板却不明白。
三、 坏习性怎么改
什么是习性?习性就是长久以来养成的习惯。古印度名言说“行为决定习惯,习惯决定性格,性格决定命运”。规则制度的好坏在于对人的改变,所以规则的制定一定要从人的约束开始。管理者是桥梁,首先是管理者自身的改变,这里说的改变不是学习,而是让人按照要求做事。规则最终就是实现横向管事,减少对人的依赖,减少犯错;纵向管人,只对事不对人。我们在做管理时,不能靠嘴巴去催,也不能靠人盯人的模式,更不能靠哥们义气,而应更多地强调对事谈事,用实际行动传递“定了就干,说了就算”的执行作风。
1. 定规则
俗话说,10个人的管理靠魅力,100人的管理靠制度,10000人的管理靠文化。制度就是铁轨,保证畅行,它作为员工行为规范的模式,能使员工个人的活动得以合理进行,同时又成为维护员工共同利益的一种强制手段。
有了各种规范,员工知道在企业里什么事可以做什么事不能做,看似简单的小事,管理就是“简单的事情反复抓、抓反复”,养成习惯自然就有了好的习性;有了合理的组织架构、部门职能和岗位职责,员工能够更清晰自己该做什么,自己的上下游岗位是什么,是怎么进行工作流转和串接的;有了合理的考核激励机制,能够让员工清楚自己的工作成果达到了公司什么样的要求,能者多得,使得既能合理评估员工工作的完成情况,更能够达到对优秀员工的正激励和对犯错员工进行负激励的作用。
千万别以为天天跟员工讲道理他就改变了,只有你天天督促他做事,要求他必须要这样做,不能那样做,他就能慢慢改过来。所以要应用动作来训练员工,这样才能改变他们的固有的习惯,从动作入手,通过事情来改人。张瑞敏拿着大锤子砸冰箱,砸的就是大家的坏品性。一次不遵守,就开整改单,两次不遵守就开罚单,开上几次罚单,自然就记住了。
1. 用数据说话
定了制度,如何执行?如果没有有效的执行,还是等于零。只有“用数据说话”,所说的话才更明确、更准确、更精确。用数据说话,讲求的是一种负责任的行为准则。对于企业的日常管理,可以责任到人,有效地提高工作效率,保证工作的零缺陷。数据是衡量一个人、一个部门乃至一个公司效率的最有利依据。在任何工作当中,都是行之有效的手段。特别是在考核和工作监管方面,数据更有说服力。
用数据说话,首先,要有明确的工作目标,也就是年度、季度、月度、每周、每天要完成的工作目标。只有首先明确了工作目标,才能用最后完成的数据来衡量。其次,要严格把握工作进程。有了明确的工作目标,接下来就是如何在工作总体目标的指引下开展工作的过程了。想拿出具有说服力的数据,就必须严格把握整个工作的进程。发现问题及时改正,不断研究、不断提升。再次,要实时对工作进行监管。只有进行监管,数据才能真正起作用。
过去我们的管理当中,无形的多,有数的少;定性的多,量化的少;笼统的多,具体的少;务虚的多,实证的少,现在讲究“用数据说话”,少形容词、副词,只看时间和结果,养成用量词说话的习惯,让工作结果也更直观。
1. 稽核跟进
好习性是训练出来的。怎样进行训练?一个词,那就是高频率地“反复”。制度如果是第一道保障,告诉员工该怎么做,那么稽核就是第二道保障,防止他不按照要求做。
稽核查哪里?什么地方查?查谁?什么时间查?这就是稽核过程。让稽核存在于制度、流程等企业管理运营中的每个环节,对于每项工作,建立稽查、复核机制,形成专职检查、互相检查及自我检查的系统及氛围,确保流程制度及各项管理工作持续有效的进行。
“不是所有的人都想打败别人,但所有的人都不想被别人打败”,对于稽核结果,进行张贴公示,对未及时完成工作的进行惩罚,让被罚者掏钱还要丢面子,既教育了当事人,也警示了其他人员。通过稽核跟进,既能及时发现问题、让问题无处可藏,又能形成内部制约机制和控制体系,形成雷厉风行的执行文化。
示例:本周未完成工作公示
四、 坚持的力量
河蚌忍受了沙粒的磨砺,坚持不懈,终于孕育绝美的珍珠;铁剑忍受了烈火的赤炼,坚持不懈,终于炼就锋利的宝剑。一切豪言壮语皆是虚幻,惟有坚持才是踏向成功的基石。
管理其实真没那么难,也没那么复杂,只要把简单的规则坚持下去、坚持下去,直到形成企业的一种习惯,干部员工的一种习性。如同登山,并不是每一步的攀爬都能看到效果,但只有方向不错,一步步坚持下去,自然会达到一定的高度,看到他人看不到的风景。